フロント業務の基本と役割
点検サービスを他社から切り替えてご依頼いただく事も多く、実際にお付き合いが始まったお客様に、その理由を伺ってみると──
「報告書が届くまで時間がかかる・・」「問い合わせをしたがレスポンスが遅く困っている・・」など
のお声をいただきます。
株式会社テックビルケアでは、点検に伴う日程調整から報告書の作成・訂正対応、さらに行政への届出まで、ワンストップで対応しております。
フロント業務は、お客様との最初の接点として機能し、サービス提供の土台を築く非常に重要な業務です。
2025年より、お客様との信頼関係をより一層深めることを目的に、フロント業務を専門に担う新部署「チームコネクト」を立ち上げました。
業務の流れと対応内容
チームコネクトは、点検業務に関わるフロント業務全般の管理を担っています。
| チームコネクト担当業務 | 対応内容 |
|---|---|
| 日程調整・点検お知らせ用紙準備・鍵手配 | ■管理者・オーナー・入居者と点検実施日の調整 ■各居室・テナント向けに点検日を知らせる掲示・投函用紙を作成 ■共用部・屋上・電気室・機械室など点検対象エリアへの鍵を手配 |
| 報告書見本送付・訂正対応 | ■提出前に報告書の見本をお客様へ確認依頼 ■見本を確認いただいた後、指摘箇所や修正依頼に基づいて訂正対応 |
| 報告書の提出・スケジュール管理 | ■建物の所在地・点検種別に応じて、「消防署」または「建築主事を置く行政庁（区役所・市役所など）に報告書を提出 ■提出期限を事前に把握し、提出遅延がないようスケジュール管理 |
| 訂正対応 | 消防署・行政庁より報告書内容の確認があった場合、指摘箇所をお客様にお伝えし訂正対応 |
| 受領確認・控えの保管 | 受領印済の報告書の控えを保管し（お客様よりお問い合わせがあった場合対応できるよう）、お客様へ受領済報告書を郵送 |
このように、フロント業務は単なる受付ではなく、案件全体の成功を左右する「舵取り役」としての位置づけが非常に強い業務です。
特に、顧客によって業種・建物の用途が異なるため、それぞれに合わせた柔軟な対応力が求められます。
「マニュアルでは対応しきれないケースこそ、私たちの経験値と対応力が試される瞬間」
この言葉の通り、チームコネクトは、日々のやり取りの中で“顧客にとっての最善”を見極め、スムーズかつ確実な進行管理を実現しています。
迅速な情報提供体制と品質維持の取組み
「今まで点検依頼をしていた業者は点検担当者以外では対応できないことで、対応が遅れたり、連絡が遅く困っていたが、御社ではすぐ対応してくれて助かった」
—— そんなお声をいただくことが多いです。
テックビルケアでは、点検担当者だけに依存しない『チーム対応体制』を構築し、迅速かつ安心の対応を大切にしています。
テックビルケアでは、すべての物件情報と報告書作成状況をクラウドで一元管理しています。
そのため、万が一担当者が不在の場合でも、社内の他メンバーがすぐに状況を把握し、お客様への対応を滞らせることがありません。また、点検の進捗状況や提出のタイミングも可視化されており、スピーディで正確な報告を実現しています。
また物件ごとの過去対応履歴歴や注意事項も管理しているため、日程調整の際に「前回どこから入ったか」「何時に来たか」「鍵の場所は？」といった確認を、お客様に毎回一からご説明いただく必要はありません。社内で情報をしっかり引き継ぎ、お客様の手間を最小限に抑えた対応を徹底しています。
まとめ
本記事では、フロント業務の役割と、お客様に満足いただけるサービス提供の仕組みについてご紹介しました。
テックビルケアでは、社内の専門チームによる一貫対応と、柔軟な体制構築を通じて、どのような管理施設や建物であっても、安心してお任せいただける環境を整えています。
初めてご相談される方でも、丁寧で真摯な対応をお約束いたします。
「相談してみようかな」と感じたら、ぜひ一度ご連絡ください。
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